Registrierkassenpflicht

1. Betriebe müssen zur Einzelerfassung der Barumsätze¹Als „Barumsätze“ gelten neben Barzahlungen auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) und die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons etc. Nachträgliche Zahlungen mittels Erlagschein oder E-Banking gelten nicht als Barumsätze. eine Registrierkasse²Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen. verwenden, wenn sie
   • einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro haben und
   • Barumsätze über 7.500 Euro im Jahr.³Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.
2. Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Der aktive Manipulationsschutz ist am Kassenbeleg⁴Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin/den Kunden verfügbar ist. als maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code) erkennbar.⁵Dieser Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Mit der Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation unterbricht die geschlossene Barumsatzkette und ist somit nachweisbar.
3. Anforderungen an die Registrierkasse:
   • Datenerfassungsprotokoll
   • Drucker zur Erstellung oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
   • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
   • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
   • Eindeutige Kassenidentifikationsnummer innerhalb des Unternehmens
   • Kassenidentifikationsnummer
   • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
   • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
   • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)
4. Bei Barzahlung muss jede*r Unternehmer*in einen Beleg (z.B. Kassenbon) erstellen und dem*der Kund*in aushändigen (Belegerteilungspflicht).
5. Mobile Masseur*innen, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen und zur Führung von Registrierkassen verpflichtet sind, müssen diese (Bar-)Umsätze nicht sofort erfassen. Es genügt eine Erfassung in der Registrierkasse nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub. Voraussetzung dafür ist, dass der*die Unternehmer*in bei Barzahlung dem*der Kund*in einen Beleg aushändigt und hiervon eine Durchschrift aufbewahrt.

Quellen

• Ausnahmen und Erleicherungen zu Registrierkassenpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht
• Registrierkassenpflicht für Unternehmen (WKO)
• Registrierkassen (Unternehmensserviceportal)
• §§ 131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO)
• Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
• Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
• Barumsatzverordnung 2015

Anmerkungen/Fußnoten

• 1
  Als „Barumsätze“ gelten neben Barzahlungen auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) und die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons etc. Nachträgliche Zahlungen mittels Erlagschein oder E-Banking gelten nicht als Barumsätze.
• 2
  Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen.
• 3
  Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.
• 4
  Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin/den Kunden verfügbar ist.
• 5
  Dieser Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Mit der Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation unterbricht die geschlossene Barumsatzkette und ist somit nachweisbar.