Belegerteilungspflicht

1. Seit 2016 muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg bzw. einen Kassenbeleg (z.B. Kassenbon) erstellen und dem*der Kund*in aushändigen. Diese Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz und ist unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht.¹Wenn Registrierkassenpflicht besteht, muss ein Kassenbeleg aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem erstellt werden.
   Wenn keine Registrierkassenpflicht besteht, gilt dennoch die Belegerteilungspflicht. In diesem Fall kann der Beleg z.B. händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer ausgestellt werden werden.
2. Für die Belege bzw. Kassenbelege, die bei Barzahlung ausgestellt und der Kundschaft ausgefolgt werden müssen, ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben:
   • Eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
   • Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
   • Den Tag der Belegausstellung
   • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Dienstleistungen
   • Den Betrag der Barzahlung
3. Mit der verpflichtenden Ausstattung jeder Sicherheitskase mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (ab April 2017) müssen (Registrier-)Kassenbelege zusätzlich folgende Angaben enthalten:²Vom Beleg muss eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung gemacht und diese sieben Jahre aufbewahrt werden.
   • Kassenidentifikationsnummer
   • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
   • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
   • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Belegannahme durch den*die Kund*in

Der*die Kund*in kann nicht gezwungen werden, den Beleg anzunehmen. Allein durch das Anbieten eines Kassabelegs ist die Belegerteilungspflicht für das Unternehmen erfüllt.

Quellen

• Ausnahmen und Erleicherungen zu Registrierkassenpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht
• § 132a Bundesabgabenordnung (BAO)
• Barumsatzverordnung 2015
• Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Anmerkungen/Fußnoten

• 1
  Wenn Registrierkassenpflicht besteht, muss ein Kassenbeleg aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem erstellt werden.
  Wenn keine Registrierkassenpflicht besteht, gilt dennoch die Belegerteilungspflicht. In diesem Fall kann der Beleg z.B. händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer ausgestellt werden werden.
• 2
  Vom Beleg muss eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung gemacht und diese sieben Jahre aufbewahrt werden.