Rechnungslegung

1. Unternehmen sind nach dem Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie (insbesondere)
   • Umsätze an andere Unternehmer*innen für deren Unternehmen ausführen, oder
   • Umsätze an eine juristische Person, ausführen, auch wenn diese nicht Unternehmer*in ist.
2. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag zwischen 401 Euro und 10.000 Euro gelten die allgemeinen Formerfordernisse (gemäß § 11 Abs 1 Umsatzsteuergesetz, UStG):
   • Name und Adresse des leistenden Unternehmens
   • Namen und Adresse des*der Empfänger*in der Lieferung oder Leistung
   • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. die Art und der Umfang der erbrachten Leistung (Leistungsumfang)
   • Datum der Lieferung bzw. erbrachten Leistung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (Leistungszeitpunkt, -zeitraum)
   • Entgelt für die Lieferung bzw. die Leistung (Nettobetrag) und den anzuwendenden Steuersatz
   • Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag mit Bezeichnung Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer
   • Ausstellungsdatum
   • fortlaufende Rechnungsnummer
3. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, ist zudem die UID-Nummer (des empfangenden Unternehmens) anzugeben.¹Das gilt, wenn das leistende Unternehmen im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an eine*n andere*n Unternehmer*in für deren*dessen Unternehmen ausgeführt wird.
4. Beträgt eine Rechnung höchstens 400 Euro (Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer), können Name und Adresse des*der Leistungsempfänger*in sowie die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer entfallen. Ebenso kann der getrennte Ausweis des Steuerbetrages unterbleiben. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages (Entgelt plus Steuerbetrag) und des Steuersatzes.²Zu beachten ist, dass die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen im Versandhandel nicht angewendet werden darf.
5. Seit 1. Jänner 2013 ist die e-Rechnung³Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird der Papierrechnung gleichgestellt, sofern die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt.⁴ Formal müssen die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
   Mehr Details siehe Elektronische Rechnunglegung
6. Ein Unternehmen hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
7. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 7 Jahre.⁵Details zur Aufbewahrungspflicht

Quellen

• Ausnahmen und Erleicherungen zu Registrierkassenpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht
• Umsatzsteuergesetz 1994
• https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/rechnung.html
• https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/rechnung/rechnung-allgemeines.html
• https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/rechnung/kleinbetragsrechnungen.html

Anmerkungen/Fußnoten

• 1
  Das gilt, wenn das leistende Unternehmen im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an eine*n andere*n Unternehmer*in für deren*dessen Unternehmen ausgeführt wird.
• 2
  Zu beachten ist, dass die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen im Versandhandel nicht angewendet werden darf.
• 3
  Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird
• 4
  Formal müssen die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
  Mehr Details siehe Elektronische Rechnunglegung
• 5
  Details zur Aufbewahrungspflicht